Software para advogados dinamiza rotina de escritórios

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Com o avanço da tecnologia, a rotina advocatícia tem se tornado cada vez mais eficiente e produtiva. Veja seis tarefas beneficiadas pelas inovações voltadas ao Direito.

Já faz tempo que o uso de tecnologia nos escritórios de advocacia deixou de ser exceção e passou a fazer parte da rotina. Mais do que isso, provou ser importante aliada, tornando o próprio dia-a-dia mais simples e produtivo.

Um destaque nessa mudança de paradigma é o software jurídico, que reúne funcionalidades voltadas, especificamente, para colaborar com o trabalho dos advogados.

Muitas tarefas são beneficiadas pela adoção de inovações tecnológicas no ramo do Direito.

Controle de processos e prazos

Sem a ajuda da tecnologia, os advogados precisam, frequentemente, consultar os sites dos tribunais para verificar o andamento dos processos, um a um. Quando algum processo exige ação do advogado, ele deve calcular e controlar o prazo necessário para concluir o compromisso. A possibilidade de falha dos seus métodos de controle pode significar sérios prejuízos aos clientes.

Com um software para advogados, basta cadastrar os números dos processos no sistema uma única vez. Depois disso, a busca por mudanças de status nos sites dos tribunais é realizada automaticamente e as alterações registradas na própria ferramenta.

Caso o novo status exija atuação do advogado, o prazo também é calculado automaticamente e uma notificação é criada. Dessa forma, quando o período estiver terminando, um lembrete será exibido ao responsável.

Controle da agenda dos advogados

Além dos prazos processuais, os advogados têm vários outros compromissos em suas agendas. Pode não ser difícil controlar a programação de um único profissional, mas, em um escritório, o controle deve ser coletivo. Sem tecnologia, é complicado visualizar e eliminar conflitos, de maneira que as atividades – jurídicas ou de gestão – podem ser prejudicadas.

O software jurídico permite integrar a agenda de todos os advogados da equipe. Assim, é possível ter mais eficiência na delegação de tarefas, de acordo com o perfil de cada profissional e as prioridades do escritório.

Busca nos diários oficiais

Junto com as atualizações dos processos, os advogados precisam estar atentos às publicações nos Diários Oficiais. Porém, é uma tarefa ingrata acompanhar os vários diários e vasculhar tudo o que é publicado, especialmente porque boa parte é irrelevante. Infelizmente, sem a ajuda da tecnologia, essa era a única alternativa.

Com o software jurídico, esse problema tem uma solução simples. O usuário cadastra uma busca, determinando parâmetros para restringir os resultados de acordo com suas necessidades. Assim, quando surge uma publicação que atende a esses critérios, ela é encaminhada para o advogado. Além disso, o software oferece outras opções de ações envolvendo essa publicação, como cadastrar prazo ou cadastrar audiência.

Contabilização de horas trabalhadas

Muitos escritórios de advocacia trabalham com o modelo de cobrança por horas trabalhadas no processo. Entretanto, se cada advogado faz o registro à sua maneira, a informação fica confusa e inconsistente; não é confiável. Os erros decorrentes podem prejudicar o escritório tanto financeiramente quanto na sua imagem e na relação com os clientes.

O software jurídico também oferece meio para tratar essa adversidade, pois permite que todos os advogados registrem as horas trabalhadas em um mesmo lugar, e esse apontamento é associado diretamente ao histórico de cada processo ou cliente. Para ter ainda melhores resultados, o escritório deve padronizar a forma do registro; por exemplo, como o advogado deve descrever o trabalho realizado.

Registro e consulta ao histórico dos clientes

Outra atividade da rotina dos escritórios de advocacia é manter atualizado o histórico de cada cliente, no qual constam dados básicos da pessoa, como nome, endereço, contato, números de documentos. Também ficam registrados eventos anteriores da sua relação com o escritório, como observações sobre reclamações apresentadas, entre outros.

O histórico permite melhorar o relacionamento com esse público de interesse ao longo do tempo. Só é possível construir um documento completo por meio da prática consistente do registro. Esse trabalho fica muito mais prático se o advogado contar com a ferramenta certa, para anotar todas as informações. Além disso, como os históricos ficam centralizados, para acessar qualquer um deles, basta fazer uma busca rápida.

Criação de peças processuais

Softwares jurídicos são ainda facilitadores de uma das atribuições mais clássicas do advogado: a criação de peças processuais. Por um lado, a escrita dos materiais deve ser feita minuciosamente, pois deles depende o sucesso dos processos nos quais o profissional atua. Por outro lado, em grande parte, essa é uma atividade mecânica, pois toda peça segue um modelo que pode ser aplicado a vários processos diferentes.

A ferramenta permite criar esses padrões e reutilizá-los sempre que preciso, alterando apenas os pontos necessários. Com isso, o tempo que o advogado se dedica a escrever é reduzido, podendo direcionar mais atenção ao que realmente interessa: a pesquisa de doutrinas e jurisprudências para fortalecer sua tese.

A adoção dessa tecnologia traz reflexos positivos em várias outras tarefas, além das enumeradas aqui. É importante ter em mente, entretanto, que a extensão desses reflexos depende das funções apresentadas pelo software, o que varia conforme a solução contratada.

Por esse motivo, antes de optar por uma das alternativas disponíveis no mercado, é necessário pesquisar suas especificações e fazer um comparativo, pesando o custo-benefício.

Uma boa recomendação é, sempre que possível, solicitar uma demonstração ou usufruir de um período de teste antes de contratar o serviço. Essa experiência prática é a melhor maneira de determinar se aquela solução atende às necessidades estabelecidas pela rotina do escritório.

Quando a solução oferece mais de um plano, com funcionalidades distintas, é aconselhável avaliar com cuidado qual perfil de serviço é compatível com as características do escritório.

(Foto: Ilustração)

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